正式表达——口语化口述一键转正式书面语
正式表达的定位
正式表达模式做一件事：把口语化的口述转成正式书面语。和轻度润色不同——轻度润色只是「清理」，正式表达是「重写」。
它不是把每句话都润色一遍，而是用正式的措辞和结构重述你的意思。
输入输出对比
输入（口语录音）
嗯老板让我整理一下上季度的销售数据就是那个华东华南华北三个大区的对吧然后重点看一下新品的表现还有哪些客户是 top 20 的然后做个 PPT 下周一会
正式表达输出
现将上季度销售数据整理汇报。本次整理覆盖华东、华南、华北三个大区，重点聚焦以下维度：
- 新品销售表现分析
- Top 20 客户榜单
整理结果将制作成 PPT 形式，计划于下周一提交。
可以看到的变化：
- 「嗯老板让我」→「现将……整理汇报」
- 「就是那个……对吧」→ 去掉全部口语化指代词
- 口语里一个接一个的短语 → 分段落 + 编号列表
- 措辞整体变得正式、专业
什么时候用正式表达
| 场景 | 原因 |
|---|---|
| 邮件正文（正式） | 给客户、合作伙伴、上级的正式邮件草稿 |
| 报告 / 公文草稿 | 季度总结、项目汇报、纪要整理 |
| 合同条款 / 协议 | 口述一个条款框架 → 正式书面语 |
| 对外公告 / 通知 | 公司内部通知、产品公告等 |
正式表达 vs 清晰结构
| 维度 | 正式表达 | 清晰结构（AI Prompt） |
|---|---|---|
| 目标读者 | 人 | AI 模型 |
| 信息重组 | 重写措辞为书面语 | 重组为 AI 可执行的结构化 Prompt |
| 格式 | 段落为主，适度用列表 | 倾向大量使用编号、bullet、约束声明 |
| 信息补充 | 不主动补充约束 | 可能主动补充隐含约束和输出格式要求 |
简单记：发给人看 → 正式表达；喂给 AI → 清晰结构。
正式表达 vs 轻度润色
| 维度 | 正式表达 | 轻度润色 |
|---|---|---|
| 措辞 | 正式书面 | 清理后的自然口语 |
| 结构 | 可能重组段落 | 基本保持原段落结构 |
| 语气 | 正式、专业 | 保留原有口语感 |
| 信息保留 | 完整保留原意，重写措辞 | 完整保留原意，只清理语言 |
风格包可以进一步定制
如果你需要特别风格的正式表达（比如公司法务风格、政府公文风格），可以创建自定义风格包把 prompt 规则固化。见 创建自定义风格包。